PORTAL intègre un concepteur de planning dynamique permettant une gestion agile des ressources humaines pour chaque structure. Cet outil centralise la transmission des horaires aux équipes et assure un suivi des heures de travail précis et en temps réel.
Interface et organisation de l’affichage
Le concepteur repose sur une vue hebdomadaire fixe s’étendant du lundi au dimanche. Peu importe la date choisie via le sélecteur de date (1), l’interface affichera systématiquement la semaine complète de 7 jours incluant la date sélectionnée. Pour faciliter la lecture et la conception, le menu de filtres et paramètres (2) permet d’affiner la liste des collaborateurs affichés selon vos besoins opérationnels.
Sur la partie gauche du tableau, vous retrouvez la liste exhaustive des collaborateurs intégrés à PORTAL. Sous chaque nom, le système affiche l’intitulé du poste défini dans le contrat de travail. Un indicateur de vigilance est intégré à cette liste : si un collaborateur ne possède aucun contrat actif, une pastille rouge apparaît à côté de son nom pour vous signaler une anomalie administrative avant toute planification.
Planification des activités et absences
L’ajout de créneaux s’effectue par une interaction directe avec la grille. En cliquant sur la case correspondant au jour et au collaborateur souhaités, vous pouvez choisir d’ajouter un shift ou une absence.
Lors de la création d’un shift, le formulaire vous demande de préciser le type d’activité, les heures de début et de fin, ainsi que le temps de pause en minutes. Ce temps de pause est crucial car il est automatiquement déduit du décompte d’heures effectives. Vous pouvez également renseigner le nombre de paniers repas et ajouter une note interne visible par le collaborateur. Pour les absences, le fonctionnement est identique mais se base sur la typologie d’absence sélectionnée. Une fois l’élément sauvegardé, il apparaît instantanément sur le concepteur et met à jour les calculs de la semaine.
Vous avez également la possibilité de modifier, supprimer ou copier un shift en cliquant sur ce dernier.
Publication et suivi des compteurs
Par mesure de sécurité, tout nouveau shift créé possède par défaut un statut « non publié » et reste invisible pour le collaborateur. Le bouton « Publier » passe en bleu dès que le système détecte des modifications en attente sur la semaine en cours, vous indiquant qu’une action de votre part est nécessaire pour diffuser le planning aux équipes.
Le compteur d’heures, situé à l’extrémité droite du tableau, calcule le cumul hebdomadaire en tenant compte des absences (chômées ou non) et des temps de pause. Ce compteur est directement lié aux données contractuelles : si le volume d’heures planifiées dépasse la durée hebdomadaire inscrite dans le contrat actif du collaborateur, le total s’affiche en rouge. Cette alerte visuelle permet d’identifier immédiatement les surcharges de travail ou les besoins d’ajustement du planning.