Architecture et principes de fonctionnement
La gestion des accès et des données au sein de la plateforme repose sur une dissociation stricte entre deux entités complémentaires. D’un côté, le compte administrateur fait office de compte système. Il est l’unique porte d’entrée permettant l’accès au back-office grâce à un identifiant et un mot de passe. Ce compte est purement technique et ne contient intrinsèquement aucune information personnelle ou contractuelle liée au collaborateur.
À l’inverse, le compte collaborateur, aussi appelé dossier RH, constitue une extension métier du compte administrateur. Il est conçu pour héberger les données administratives, mais il n’autorise aucun accès direct à la plateforme en lui-même. Il faut le voir comme une sous-section rattachée à l’identité système. Cette structure impose une règle de dépendance forte : si un compte administrateur peut exister de manière autonome (pour des accès techniques ou externes), un dossier RH ne peut en aucun cas exister sans être adossé à un compte administrateur.
Méthodes de création d’un dossier RH
Le système offre deux parcours distincts pour lier ces deux composantes selon l’état initial de l’utilisateur dans la base de données.
Si vous partez d’un compte administrateur déjà existant, il suffit de se rendre sur sa page de détail et de sélectionner le sous-menu dédié au dossier RH. Si aucune donnée n’est encore renseignée, Portal vous invitera à initialiser le dossier. Dans le cas contraire, vous accéderez immédiatement aux informations administratives déjà enregistrées.
Il est également possible de créer un dossier RH à partir de zéro via lDétails du formulaire de création d’un dossier RH
Structure et contenu du dossier collaborateur
Le formulaire de création est organisé de manière à constituer un dossier administratif complet, indispensable à la gestion contractuelle et opérationnelle au sein de Blocbuster.
Etat civil et le rattachement
La première étape concerne l’état civil et le rattachement du collaborateur. Il est impératif de sélectionner la structure d’affectation, comme le centre de Versailles ou de Courbevoie, car ce choix détermine le cloisonnement des données au sein de Portal. Cette section recueille également l’identité complète (nom de famille, prénom et nom de naissance) ainsi que les informations de naissance nécessaires aux formalités légales, telles que la date, la ville et le pays d’origine.
Informations de contact
Les informations de contact se concentrent sur l’email personnel et le numéro de téléphone mobile. Ces données sont critiques pour la sécurité du compte, car elles servent de canal exclusif pour l’envoi des invitations de première connexion et pour les procédures de récupération de mot de passe.
Coordonnées postales
Les coordonnées postales, comprenant l’adresse complète, sont indispensables pour l’édition automatisée des contrats de travail et de l’ensemble des documents officiels générés par la plateforme.
Coordonnées bancaires
Enfin, le dossier se clôture sur les coordonnées bancaires. Les champs dédiés à l’IBAN et au BIC bénéficient d’un traitement particulier puisque les données sont chiffrées en base de données pour garantir leur confidentialité. Le système offre la possibilité de spécifier un titulaire de compte différent si le bénéficiaire des virements n’est pas le collaborateur lui-même.
Validation : Tant que vous ne cliquez pas sur « Sauvegarder », aucune donnée n’est enregistrée. Une fois validé, le collaborateur apparaît dans la liste.
Confidentialité & RGPD (Données Sensibles)
En accédant à ce formulaire, vous entrez dans une zone sécurisée traitant de Données à Caractère Personnel Sensibles (au sens de l’article 9 du RGPD).
- Nature des données : Vous serez amené à traiter des informations critiques telles que le Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR/Sécurité Sociale), les coordonnées bancaires (IBAN) et l’état civil complet. Ces données sont strictement confidentielles.
- Sécurité et Chiffrement : PORTAL applique un chiffrement fort (AES/Sodium) sur ces champs en base de données. Cependant, la sécurité dépend également de votre vigilance : ne laissez jamais ces informations affichées sur un écran sans surveillance et ne les exportez jamais sur des supports non sécurisés (Excel local, email, post-it).
- Traçabilité et Responsabilité : Conformément à la politique de sécurité de Blocbuster, toute consultation, création ou modification de ces données est journalisée. Votre identifiant utilisateur sera associé de manière inaltérable à chaque action effectuée sur ce dossier.
- Usage Restreint : Ces informations ne doivent être utilisées que pour les finalités strictes de gestion des ressources humaines (Paie, DPAE, Contrats). Tout détournement de finalité est passible de sanctions.